exécution
Mise en page
automatisé grâce aux
GREP & REGEX
GREP & REGEX
En raison de délais serrés, de nombreuses exigences et du caractère fastidieux du travail, la création d’une brochure peut sembler complexe. Gérer une grande quantité de texte et d’images requiert du savoir-faire. Cela va au-delà des compétences d’un simple graphiste et nécessite une spécialisation et de l’expérience. La conception du document d’exécution intègre au maximum l’automatisation des tâches, ce qui permet d’optimiser les temps de production, de correction, et de garantir la qualité et l’uniformité sur l’ensemble des pages.
Dans cet article, je vais décrire les étapes de production d’un document imprimé contenant un grand volume de données. Je vous expliquerai comment et pourquoi j’ai automatisé une partie de la production.
La première étape : la réflexion graphique.
Pour la réalisation d’une brochure, le travail de recherche créative consiste, à partir de votre demande, à vous proposer une direction artistique en cohérence avec l’image de votre marque. Je vais alors travailler à la conception de plusieurs pages spécifiques (la couverture, la table des matières, la page d’ouverture, la page dédiée à l’entreprise, etc.). La production de cette maquette valorisante se fait à l’aide de textes et d’images de substitution, le but étant de vous donner un aperçu de l’aspect final de votre projet. Comme pour tout projet graphique, il peut y avoir plusieurs versions et des modifications. La maquette graphique est validée par un Bon À Tirer (BAT).
La seconde étape : l’organisation et la préparation de la maquette.
À partir de la maquette graphique validée, je vais entériner ces choix graphiques en utilisant des outils de mise en forme tels que des gabarits, des feuilles de style appliquées au texte, aux objets, aux tableaux, ainsi que la gestion du chaînage du texte. Cela garantit l’uniformité des éléments récurrents tout au long des pages.
Ces deux premières étapes exigent un investissement de temps incompressible.
La troisième étape : la production automatisé de la brochure.
Dans un processus de création de catalogue classique, les graphistes réalisent plusieurs mises en page, les sélectionnent au fur et à mesure, et y ajoutent les données via des opérations de copier-coller.
La mise en forme d’un document de plusieurs centaines de pages représente une série d’actions récurrentes et chronophages, nécessitant un haut degré de rigueur. Effectuer ces tâches manuellement peut entraîner des erreurs, rendre la phase de relecture longue, multiplier les échanges concernant les données, et rendre le travail fastidieux et peu productif.
C’est à ce stade que mes compétences entrent en action !
« Je suis Automator. Stop. J’automatise. Stop. Client heureux. Stop. Moi heureux. Stop. »
– Automator, expert en automatisation
Comment gagner en
productivité & fiabilité
avec l’automatisation ?
J’ai intégré dans mon processus de travail des outils qui sont souvent sous-utilisés, bien qu’ils existent depuis (presque) toujours dans InDesign : les expressions régulières (GREP/Regex), la gestion automatisée des variables (fil d’Ariane, sommaire, notes de bas de page, références croisées…) et la fusion de données.
1. Les expressions régulières (Grep/Regex)
Une expression GREP est un outil puissant qui décrit précisément la séquence de caractères que vous souhaitez cibler et le contexte dans lequel elle doit se trouver pour appliquer des modifications relatives à la ponctuation, à l’esthétique, ou à la conformité aux règles typographiques. Il est essentiel de distinguer la fonction GREP de la simple Recherche/Remplacement. Là où la fonction Recherche/Remplacement intervient sur un élément spécifique, l’utilisation d’une expression GREP agit sur l’ensemble des éléments qui partagent une composition similaire.
Exemple : Dans le texte d’origine, on peut trouver de nombreuses adresses e-mail référencées de la manière suivante : john.DOE@societe.com, Karen.Dupont@entreprise.biz,…
Une correction peut nécessiter d’ajouter le préfixe « mail : » devant chaque adresse, de changer l’extension de toutes les adresses en « .fr », de mettre les noms en minuscules, et de passer les noms en bas de case et enfin d’en modifier la graisse.
En utilisant la fonction Recherche/Remplacement, chaque adresse doit être traitée individuellement pour y appliquer chaque correction. En revanche, l’utilisation de GREP permet de cibler l’ensemble des adresses e-mail pour appliquer toutes les modifications souhaitées en une seule opération.
2. Gestion automatisée des variables
La gestion automatique des variables est un outil permettant de rendre dynamiques des éléments textuels qui font partie intégrante de la structure de la mise en page, ainsi que de rendre un certain nombre de ces éléments interactifs.
Exemple : Lors de la finalisation du document, une correction de dernière minute nécessite l’ajout d’un paragraphe de quelques lignes aux premières pages du fichier. Ce petit ajout aura des répercussions sur l’ensemble du document, affectant plusieurs aspects en raison des décalages qu’il créera dans le texte. Cela affectera le sommaire, la table des matières, la position des notes de bas de page, le fil d’Ariane, les références croisées, et bien d’autres éléments. Il est donc évident qu’il est avantageux de gérer l’ensemble de ces variables de manière automatisée.
3. La fusion de données
La fusion de données est une méthode puissante pour personnaliser et automatiser la création de documents qui nécessitent des variations de contenu en fonction de données spécifiques. Cette technique est utilisée pour générer des documents tels que des lettres personnalisées, des factures, des étiquettes, des certificats, des rapports et bien d’autres. Elle permet de fusionner des données provenant de sources telles que des bases de données, des feuilles de calcul ou des fichiers texte dans un modèle de document, créant ainsi des versions multiples du document avec des informations uniques pour chaque enregistrement.
Exemple : Imaginez que vous ayez une liste de clients avec leurs noms, adresses et numéros de commande dans une base de données. Vous souhaitez créer des lettres de remerciement personnalisées pour chaque client, en incluant leur nom et leur numéro de commande dans chaque lettre. Plutôt que de rédiger manuellement chaque lettre, la fusion de données vous permet de générer automatiquement ces lettres en important les données de la base de données dans un modèle de lettre.
Quels sont les avantages de l’automatisation ?
- Les intérêts sont multiples :
- Minimiser le nombre d’erreurs ;
- Optimiser le temps de travail ;
- Faciliter les relectures ;
- Réaliser des actualisations rapides ;
- Maintenir un sommaire et un index à jour automatiquement ;
- Faciliter la création de documents supplémentaires.
L’automatisation ne se contente pas d’ajouter de la fiabilité et de la qualité, elle offre également plus de temps pour se concentrer sur les aspects valorisants de votre document.
Conscient qu’une séance de relecture d’un rapport de 300 pages représente une étape fastidieuse pour mon client, mes compétences en automatisation lui permettent de concentrer ses efforts sur le fond plutôt que la forme !
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